ONLINE AGENDA

ONLINE AGENDA

Inleiding

Sinds Medispring v3 kan u uw patiënten aanbieden online afspraak te nemen, zowel via een computer als via een smartphone.
Deze module is begrepen in uw Medispring-licentie, zonder bijkomende kosten.
Naast het voordeel van de integratie met uw EMD, is het belangrijk te benadrukken dat ook de agenda-gegevens van begin tot eind versleuteld zijn. 

Medispring zal geen ondersteuning bieden aan patiënten die gebruik maken van de online agenda. Gelieve de contactgegevens van onze support niet aan patiënten door te geven, dit zou een negatieve impact hebben op de dienstverlening aan zorgverleners.

Activeren van de online agenda

Instructies

Activatie

  1. De activatie van deze module gebeurt per zorgverstrekker. Iedere zorgverlener moet hiervoor op de ronde knop met initialen, onderaan links in de groen navigatiebalk klikken,  om de gebruikersvoorkeuren te openen, en dan  "Agenda" gaan.


  2. Het 1ste tabblad heeft betreft het versturen van e-mails naar de patiënten bij de bevestiging of annulering van een online afspraak.  Vink de gewenste opties aan.


  3. Het 2de tabblad betreft de online agenda, door de optie aan te vinken en te bewaren activeert u de onmine agenda.
    Opgepast; de agenda wordt dan toegankelijk, maar zijn er nog geen afspraken mogelijk, aangezien de configuratie van de "beschikbaarheid artsen" m.b.t. de online afspraken nog niet is gedaan (zie instructies hieronder).


  4. Uw online agenda is toegankelijk op het web-adres (url) dat onder de optie "activeren" wordt weergegeven; via het icoontje rechts kopiëert u dat naar het klembord, bijvoorbeeld om het op uw website of op uw Google Business-pagina te zetten 


  5. Het veld "Informatietekst" is bedoeld om u kort voor te stellen, evenals uw werkwijze, eventuele instructies, uw aankomende vakanties, enz.

Configuratie

  1. Zodra uw agenda is geactiveerd, is het tijd om deze te configureren. Ga hiervoor naar uw Agenda (1).
  2. Allereerst moet u de locaties voor afspraken configureren (2).
    De Medispring-agenda stelt u in staat om afspraken aan te bieden op verschillende consultatielocaties. Als u slechts op één plek consulteert, is het niet verplicht om een afspraaklocatie te configureren.
    Maar hou er ook rekening mee dat de gevens van uw "Werk" adres worden afgebeeld op de pagina voor de online afspraken. Als u bijvoorbeeld uw GSM-nummer heeft ingevuld, zal dit ook worden getoond. Als u dit wilt vermijden, raden we u aan om een specifieke afspraaklocatie aan te maken en de betreffende uurroosters aan deze locatie te koppelen.




    Om technische redenen wordt ook het veld Omschrijving weergegeven in uw online agenda, vergeet dus niet dit in te vullen. ??

  3. Tot slot wordt het grootste deel van de configuratie gedaan via het venster Beschikbaarheid artsen (3), waarin u kunt kiezen welke tijden u wilt openstellen voor online boekingen.


  4. Om een tijdslot open te stellen voor online boekingen, selecteert u gewoon "Geactiveerd" of "Alleen bestaande patiënten", klikt u op Bijwerken en slaat u het schema op.
  5. Het is belangrijk om te weten dat als u de optie "Bestaande patiënten" selecteert, we patiënten zullen vragen te bevestigen dat ze al eerder zijn geweest, maar we zullen dit niet verder verifiëren, om privacyredenen.

Werking van de online agenda

Vanuit het oogpunt van de patiënt hebben we geprobeerd de ervaring zo eenvoudig mogelijk te maken, zonder de vertrouwelijkheid van de patiëntengegevens in gevaar te brengen.
  1. De patiënt komt op uw afsprakenpagina, bijvoorbeeld via Google of uw bestaande website.
  2. De patiënt kiest een afspraaklocatie, als u er meerdere heeft geconfigureerd.
  3. De patiënt klikt op Afspraak maken, bevestigt eventueel u al eerder te hebben ontmoet, kiest een type afspraak en een geschikt tijdstip.
  4. De patiënt vult zijn gegevens in, klikt op Volgende
  5. De patiënt ontvangt dan een e-mail met een validatiecode, die ons in staat stelt de geldigheid van zijn e-mailadres te controleren. De patiënt voert de ontvangen code in het daarvoor bestemde veld in en bevestigt zijn verzoek door op Volgende te klikken.
  6. De afspraak wordt bevestigd. Deze wordt toegevoegd aan uw agenda, en de patiënt ontvangt een bevestigingsmail met daarin een link om de afspraak indien nodig te annuleren.
  7. Als u de optie heeft geselecteerd, ontvangt de patiënt een herinneringsmail een aantal uren voor zijn afspraak.

Configureren van uw Google Business-pagina

Als u onze afspraakmodule wilt gebruiken en u heeft nog geen bestaande website, raden wij u aan uw Google Business-pagina zo in te richten dat deze naar uw agenda verwijst.
Hiervoor:
  1. Log in op uw Google Business-pagina via https://www.google.com/business/ of maak een nieuw bedrijfsprofiel aan.
Het spreekt voor zich dat dit ook kan worden gedaan als de arts al een website heeft, aangezien het in het Google bedrijfsprofiel mogelijk is om zowel een link naar zijn website als een link naar zijn agenda aan te bieden.
Over het algemeen is het bijhouden van een Business-pagina een goede praktijk om gemakkellijk gevonden te worden. 

Veelgestelde vragen


Ik kan geen afspraak voor mezelf maken
Om technische redenen is het helaas niet mogelijk om met hetzelfde e-mailadres als waarmee u zich identificeert op Medispring een afspraak te maken.

Online geboekte afspraken zijn niet gekoppeld aan mijn patiëntendossiers
We hebben ervoor gekozen om afspraken niet automatisch aan de betreffende patiënten te koppelen, vanwege het risico op fouten. Het zal echter binnenkort mogelijk zijn om een "afspraakmaker"-account en een patiëntendossier te koppelen. Zodra dit mogelijk is, hoeft u dit slechts één keer te doen en zullen alle afspraken die later door deze gebruiker worden gemaakt automatisch aan zijn dossier worden gekoppeld.

Wat kost de online agenda-module?
De online agenda is gratis en inbegrepen in uw Medispring-licentie.

Kan ik het adres van mijn afspraakpagina wijzigen?
Nog niet ;-) Om dit aan uw patiënten te communiceren, nodigen we u uit om uw Google-pagina, uw bestaande website bij te werken, of gebruik te maken van een QR-code die uw patiënten dan met hun telefoon kunnen scannen. Op het web vindt u gemakkelijk sites om QR-codes te genereren.

Kan ik kiezen voor communicatie via SMS in plaats van e-mail?
Nog niet ;-)

Ik wil de afspraken beperken tot patiënten die ingeschreven staan bij mijn medisch centrum
Helaas kunnen we vanwege privacyredenen niet verifiëren (en al helemaal niet bevestigen!) dat een patiënt daadwerkelijk een van uw patiënten is op basis van een simpel e-mailadres of zelfs een NISS-nummer. Het is daarom zonder een voorafgaand authenticatieproces onmogelijk om de toegang op deze basis te beperken.
Het zal echter binnenkort mogelijk zijn om de online afspraken enkel mogelijk te maken voor geverifieerde patiënten.

    • Related Articles

    • Hoe vakantieperioden in een agenda noteren?

      Om vrije dagen in kalenders te integreren, moet u een type afspraak aanmaken. Dit gebeurt in 2 stappen. U moet een type afspraak maken en deze vervolgens in de agenda invoegen. 1. Maak het type afspraak aan (bijvoorbeeld Niet beschikbaar) Ga naar de ...

    • Agenda delen, toegangsrechten instellen

      Standaard kan iedereen enkel zijn eigen agenda zien en beheren. Je moet andere gebruikers dus eerst toegang geven tot je agenda Dit kan je in de agenda instellen via de knop "Beheer agenda": Je krijgt dan de lijst van alle andere gebruikers van de ...

    • Vestigingen/locaties definiëren in de agenda

      Centra die met verschillende vestigingen/locaties werken kunnen deze instellen in de agenda: Je kan deze locaties dan gebruiken bij het definiëren van het uurrooster van een zorgvertrekker:

    • Types afspraken definiëren in de agenda

      De types afspraken moeten gedefinieerd worden vooraleer de uurroosters van de zorgverstrekkers gedefinieerd kunnen worden. Deze types afspraken worden gedefinieerd per centrum en zijn dus gemeenschappelijk voor alle zorgverstrekkers. Kies in de ...

    • Faq van Mycarenet m.b.t. online forfait facturatie

      Recentste versie van 2 maart 2021 ontvangen in Word Nuttige links: Medisch huis: Een forfaitaire vergoeding voor de geneeskundige verzorging (RIZIV)