Documentation agenda en ligne

Documentation agenda en ligne

Introduction

Depuis la version 3, Medispring vous permet de proposer à vos patients une interface de prise de rendez-vous en ligne, accessible tant depuis un ordinateur que depuis un smartphone.


Ce module est inclus dans votre licence Medispring, sans coûts additionnels. Outre l’avantage évident d'être pleinement intégré à votre DMI, il importe de souligner que les données liées à l’agenda de Medispring sont chiffrées de bout en en bout, à l’instar de toute autre donnée médicale.
Medispring ne fournira pas de support aux patients utilisant l'agenda en ligne. Veuillez svp éviter de transmettre aux patients les coordonnées du support, cela aurait un impact négatif sur le service aux soignants.

Activer l’agenda en ligne

Instructions

Activation

  1. L’activation de ce module se fait par praticien. Cliquez sur le petit rond en bas à gauche pour ouvrir la popup de réglages des préférences utilisateurs, et rendez vous dans la section “Agenda“
  2. Les premières options que vous voyez concernent l’envoi d’emails aux patients. Dans le cadre de la prise de rendez-vous en ligne, des emails sont systématiquement envoyés lors de la confirmation ou de l’annulation d’un rendez-vous. Pour que des emails soient envoyés lors de la confirmation ou l’annulation depuis Medispring, cochez les options souhaitées.
  3. Pour activer votre agenda en ligne, cochez ensuite simplement l’option”Activer la prise de rendez-vous en ligne”, et Enregistrez. A ce stade, votre agenda devient accessible, mais aucun rendez-vous n’est encore possible, la configuration des horaires n'étant pas encore faite. 
Votre agenda en ligne est accessible à l’adresse affichée juste en dessous, et la petite icône à droite de l’adresse vous permet de copier-coller celle-ci, sur votre site internet ou sur votre fiche business Google par exemple.
  1. Le champ “Informations” est destiné à vous présenter brièvement vous, ainsi que votre mode de fonctionnement, communiquer des instructions éventuelles, vos congés à venir etc…  


Configuration

  1. Une fois votre agenda activé, l’heure est venue de configurer celui-ci. Pour cela, rendez-vous dans votre Agenda (1).


  1. Tout d’abord, il vous faudra configurer les lieux de rendez-vous (2).
L’agenda de Medispring vous permet de proposer des rendez-vous dans plusieurs lieux de consultation. Si vous ne consultez qu'à un seul endroit, il n’est pas obligatoire de configurer un lieu de rendez-vous, mais sachez que dans ce cas, c’est l’adresse liée à votre Intervenant qui sera utilisée par défaut, ce qui implique que nous afficherons dans l’interface de l’agenda en ligne tout ce qui y est renseigné. Si, par exemple, vous avez associé à votre fiche Intervenant un numéro de GSM, et que c’est cette adresse qui est utilisée par défaut, votre numéro de GSM sera affiché également. Si vous souhaitez éviter cela, nous vous suggérons de créer un lieu de rendez-vous dédié, et de lier les plages horaires concernées à ce lieu de rendez-vous.
Pour des raisons techniques, c’est le champ Description qui sera affiché dans votre agenda en ligne, n’oubliez donc pas de remplir celui-ci.

  1. Enfin, l’essentiel de la configuration va se faire au travers de la popup Disponibilité praticiens (3), dans laquelle vous pourrez choisir quelles plages horaires vous souhaitez ouvrir à la réservation en ligne

  1. Pour ouvrir une plage horaire à la réservation en ligne, sélectionnez simplement soit “Activée”, soit “Patients existants uniquement”, cliquez sur Mettre à jour et Enregistrez l’horaire.
  2. Il est important de savoir que si vous sélectionnez l’option “Patients existants“, nous demanderons aux patients de confirmer qu'ils sont déjà venus, mais ne vérifierons pas d'avantage, ce pour des raisons de protection de la vie privée.

Fonctionnement de l’agenda en ligne

Du point de vue du patient, nous avons cherché à rendre l’expérience la plus simple possible, sans pour autant compromettre la sécurité.
  1. Le patient arrive sur votre page de prise de rendez-vous, depuis Google ou votre site internet existant par exemple.
  2. Le patient choisit un lieu de rendez-vous, si vous en avez configuré plusieurs.

  1. Le patient clique sur Prendre rendez-vous, confirme éventuellement  vous avoir déjà rencontré, choisit un type de rendez-vous, et un horaire qui lui convient.
  2. Le patient remplit ses coordonnées, clique sur Suivant
  3. Le patient reçoit alors un email avec un code de validation, qui permet de nous assurer de la validité de son adresse email. Le patient saisit le code reçu dans le champ prévu, et confirme sa demande en cliquant sur Suivant.
  4. Le rendez-vous est confirmé. Celui ci est ajouté dans votre agenda, et le patient reçoit un email de confirmation, contenant un lien pour annuler celui-ci au besoin.
  5. Si vous avez coché l’option, le patient recevra un email de rappel un certain nombre d’heures avant son rendez-vous.

Configurer votre fiche Google Business

Si vous souhaitez utiliser notre module de prise de rendez-vous et que vous ne disposez pas déjà d’un site web existant, nous vous recommandons de configurer votre fiche Google de manière à ce que celle-ci pointe vers votre agenda.
Pour cela :
  1. Se connecter à votre fiche Google sur Update your browser to manage your Business Profile - Google Business Profile Help
  2. Aller dans Infos, dans le bas de la page se trouve Liens pour prendre rendez-vous, cliquer sur le crayon, et copier-coller l’url de son agenda Medispring.
  3. Appliquer, et patienter



Il va de soi que ceci peut également se faire même si le médecin dispose d’un site web, étant donné qu’il est possible de proposer à la fois un lien vers son site web et un lien vers son agenda.

De manière générale, tenir une fiche Business à jour est une bonne pratique SEO.



 

Questions fréquemment posées

Je ne parviens pas à prendre rendez-vous moi même
Pour des raisons techniques, il est malheureusement impossible pour vous de prendre rendez-vous avec la même adresse email que celle utilisée pour vous identifier sur Medispring. 

Les rendez-vous pris en ligne ne sont pas liés à mes dossiers patients
Nous avons fait le choix de ne pas associer automatiquement les rendez-vous aux patients concernés, le risque d'erreurs étant trop important. Il sera par contre possible très prochainement d’associer un compte “preneur de rendez-vous” et un dossier patient. Une fois que cela sera possible, vous n’aurez à le faire qu’une seule fois et tous les rendez-vous pris ultérieurement par cet utilisateur seront automatiquement associés à son dossier.

Combien coûte le module d’agenda en ligne?
L’agenda en ligne est gratuit et inclus dans votre licence Medispring.

Puis-je modifier l’adresse de ma page de prise de rendez-vous?
Pas encore :-) Pour la communiquer à vos patients, nous vous invitons soit à mettre à jour votre fiche Google, votre site existant, ou à utiliser un QR code que vos patients n’auront alors plus qu'à scanner avec leur téléphone. Vous trouverez facilement sur le web des sites permettant de générer des codes QR.

Puis-je opter par une communication par SMS plutôt que par email?
Pas encore :-)

J’aimerais restreindre la prise de rendez-vous aux patients inscrits au forfait dans ma Maison médicale
Malheureusement, pour des raisons de protection de la vie privée, nous ne pouvons pas vérifier, (et encore moins confirmer!) qu’un patient est bien l’un de vos patients sur base d’une simple adresse email ou même d’un numéro NISS. Il est dès lors impossible, sans un processus d’authentification préalable, de restreindre l’accès sur cette base là.
Il sera cependant bientôt possible de réserver la prise de rendez-vous en ligne aux patients authentifiés.
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