Vérifier et générer les factures de forfait de patients pour des périodes passées

Vérifier et générer les factures de forfait de patients pour des périodes passées

Il est possible de générer des factures de forfait pour des périodes passées sur maximum 2 ans à partir de la date du jour.
Il existe deux manières de générer des factures forfaitaires dans MediSpring : la manière « automatique » et la manière « manuelle ».
Par « automatique », nous entendons toutes les factures qui sont créées mensuellement via le bouton GÉNEREZ MES FACTURES de l'onglet "Factures à envoyer".
Et par opposition, la manière « manuelle » reprend tout ce que la Maison Médicale aura fait elle-même. Nous parlons donc ici (sans exception aucune) du module de « Facturation dans le passé ».

Il est important de directement clarifier ce point ! 
Seuls les patients actifs et disposant / ayant disposé d'un contrat seront (peut-être) facturables / récupérables

Donc partant de ce constat, lorsqu’un patient n’a plus d’abonnement en cours avec votre maison médicale (clôturé), il faut le laisser actif jusqu’au moment où toutes vos factures de ce patient auront été envoyées et payées par la/les mutuelle(s). Après seulement, vous pourrez le mettre alors en statut INACTIF pour qu'il ne soit plus traité par le MDA.

Vous pouvez facturer des mois passés via les 2 méthodes suivantes :
  1. Via l'onglet "Factures passée" :
    Vous pouvez dans Medispring récupérer par patient des montants non perçu pour son forfait mensuel, par exemple quand un patient n’était pas en ordre de mutuelle.
  2. Via l'onglet "Facture à envoyer" :
    Ceci est une génération des factures, non encore créées, mois par mois pour tous les patients qui n'étaient en ordre et qui sont passés "en ordre" suite à une vérification d'assurabilité (via le dossier du patient ou via le module de "Factures passées")

1. Quand puis-je utiliser le module de "Factures passées" :

Vous pouvez l’utiliser n’importe quand, néanmoins gardez en tête la règle des 5% d’erreur.
Donc, en fonction du nombre d’envois approximatifs pour le mois courant, vous pouvez utiliser le module avec parcimonie ou en grande quantité.
Il ne faudrait pas proposer trop de récupération par mutuelles pour un même mois.
Néanmoins pour gagner un mois de facturation nous vous conseillons de le faire avant votre facturation mensuelle et de l'envoyer avec votre facturation du mois. Pour rappel vous ne pouvez envoyer vos factures de forfait qu'une seule fois par mois.

Comment faire ?

Rendez vous dans l'onglet «Factures passées».
L'ouverture de cette page peut être relativement longue car le logiciel "balaye" tous les patients de la base de données.



À savoir :
  1. Il vous est possible de faire une recherche sur le nom d'un patient via le champ "Filtrer" en haut à droite et ceci en tapant le nom du patient
  2. Si vous cliquez sur le nom du patient, cela ouvrira son dossier
  3. Si un patient n’est pas dans la liste, il est probable que les données du patient ou de l’abonnement avec votre MM ne soient pas correctement encodées dans Medispring.
    Dans ce cas contacter le support de Medispring, pour que nous puissions vérifier avec vous quel est le souci.
  4. S'il y a un point rouge à gauche du nom du patient, cela indique que celui-ci est marqué en "inactif" dans Medispring et son forfait ne sera plus envoyé pour la facturation. Si le point est vert cela indique que le patient est bien marqué en "actif" dans Medispring.

Comment facturer UN patient pour des mois passés ?

  1. Cliquez sur le € en début de ligne pour déployer le détail du patient.
    1. La colonne "Assurance" indique si le patient est assuré pour ce mois et le numéro de la mutuelle.
    2. La colonne "Contrat MM" indique la validité du contrat et sa date de début.
    3. La colonne "Facture créee" indique si la facture a été déjà créé pour ce mois ainsi que la manière.
      1. Automatiquement, cela veut dire que la facture a été créee via la génération automatique des factures dans "factures à envoyer".
      2. Manuellement, cela indique que la facture a été créee via le module actuel de "Factures passée"
      3. Non, cela indique que la facture n'a jamais été créée
    4. La colonne "Créer la facture", indique si la facture a déjà été créée et si ce n'est pas le cas, il peut y avoir un bouton "Créer la facture" en vue de générer la facture manuellement pour ce mois
  2. Cliquez sur le bouton VÉRIFIER LES DONNÉES DU MEMBRE.
    Cela lancera une vérification automatique de l'assurabilité du patient pour tous les mois de son abonnements (max 2 ans en arrière) et la colonne "Assurance" sera mise à jour.
  3. Si le patient s'est remis en ordre pour un mois non facturé, vous aurez la possibilité de créer la facture pour ce mois via le bouton CRÉER dans la colonne "Créer la facture".
    Aussi si le patient s'est remis en ordre pour plusieurs mois vous pouvez utiliser le bouton CRÉER TOUTES LES FACTURES en haut de la liste pour recréer toutes les factures d'un coup.
    Les factures ainsi crées seront mises automatiquement dans l'onglet "Factures à envoyer".
    Attention : Medispring n'a pas d'historique de la facturation faite par d'autres logiciels (Beoogo, Pricare, Topaz, Epicure, ...) donc si un bouton "Créer" apparait pour des mois passés vous devez vérifier si celles-ci n'ont pas déjà été créées et acceptées par l'ancien logiciel  sans quoi la facture sera rejetée (et augmentera le taux d'erreur). 
À savoir : Vous n'êtes pas obligé de recréer les factures par le module "Factures passées", vous pouvez juste lancer la vérification d'assurabilité sur toute la période de l'abonnement du patient et ensuite générer les factures via le bouton GÉNERER LES FACTURES pour un mois précis et/ou une OA particulière. Cela a pour avantages de pouvoir récupérer des factures pour des mois spécifiques.

2. Quand puis-je générer des factures passées via l'onglet "Facture à envoyer" ?

Vous pouvez utiliser cette méthode quand des patients se sont remis en ordre. Donc que vous auriez vérifié leurs assurabilités pour les mois voulus (via le bouton d'assurabilité du patient dans son dossier ou via le module de "Factures passée") ET que les factures n'ont pas encore été créées. Il se pourrait que des factures aient déjà été créées pour des patients non en ordre car vous avez forcé en "facturable" via le MDA si la mutuelle n'a pas donné de réponse ou autre.

Comment faire ?

Rendez vous dans l'onglet «Factures à envoyer».


Comment facturer des patients pour 1 mois passé (mois par mois) ?

  1. Cliquez sur le bouton GÉNERER MES FACTURES (en haut de la liste)
  2. Sélectionnez les OA et le mois pour lequel vous voulez générer les factures


  3. Cliquez sur le bouton CONFIRMER
    A ce moment les factures seront générées et présentes ensuite dans la liste.
    Ces factures seront à envoyer avec votre prochain envoi aux mutuelles (pour rappel, 1 seul envois par mois).


    • Related Articles

    • Étape 4 - Gérer et corriger le retour des forfaits des mutuelles

      Après avoir envoyé les factures aux différentes mutuelles. Toutes les factures se retrouveront sous forme de lots par mutuelle dans l'onglet "envois en cours". Dans cet onglet vous pourrez voir le statut de chaque lots. Quelques jours après l'envoi, ...

    • Étape 3 - Envoyer les factures des forfaits

      Pour envoyer les factures, rendez vous dans l'onglet FACTURES À ENVOYER de la facturation au forfait. Cet onglet affiche la liste de TOUTES les factures de forfait qui seront envoyées aux mutuelles. Assurez vous que TOUTES les factures que vous ...

    • Comment corriger les factures des forfaits ?

      Toutes les factures rejetées par les mutuelles se retrouvent dans l'onglet "Factures à corriger" Dans cet écran, vous voyez les factures qui attendent une correction et la raison est indiquée dans la colonne RAISON. Vous avez la possibilité de faire ...

    • Quelles sont les étapes de la facturation aux forfaits ?

      A savoir : Veuillez dans la mesure du possible faire tourner la facturation sur une version locale de Medispring. Contrôlez ou faites contrôler les points suivants : Votre version de Medispring doit être à jour Veillez à ce que l’ordinateur ne se met ...

    • Étape 2 - Générer les factures des forfaits

      La génération des factures est une étape importante car c'est dans cet onglet que vont être générer les factures après le contröle MDA mais aussi les factures qui n'auraient pas été générées pour d'autre mois pour des patients qui n'auraient pas été ...