Forfait facturen controleren en genereren van patiënten voor afgelopen periodes

Het is mogelijk om forfaitaire facturen te genereren voor periodes tot 2 jaar vanaf de huidige datum.

Er zijn twee manieren om forfaitaire facturen te genereren in MediSpring: de “automatische” manier en de “handmatige” manier.

Met “automatisch” wordt bedoeld dat alle facturen maandelijks worden aangemaakt via de knop GENEREER MIJN FACTUREN op het tabblad “Te verzenden facturen”.

Met “manueel” bedoelen wij daarentegen alles wat het Medisch Centrum zelf doet. Wij hebben het hier dus (zonder uitzondering) over de module “Facturatie in het verleden”.

Het is belangrijk om dit punt onmiddellijk te verduidelijken!

Alleen actieve patiënten die een contract hebben zullen (misschien) factureerbaar/verhaalbaar zijn.

Als een patiënt geen lopend abonnement meer heeft bij uw medisch centrum (gesloten), moet u het dus actief laten totdat al uw facturen voor deze patiënt zijn verzonden en betaald door het ziekenfonds(en). Pas dan kunt u het op de status INACTIEF zetten, zodat het niet langer door het MDA wordt verwerkt.

U kunt facturen van voorbije maanden op de volgende 2 manieren factureren:

Via het tabblad “Eerdere facturen":
In Medispring kunt u voor elke patiënt bedragen terugvinden die niet zijn ontvangen voor hun maandelijkse forfait, bijvoorbeeld wanneer een patiënt niet in orde was met zijn ziekenfonds.
Via het tabblad “Te verzenden factuur”:
Hiermee worden de nog niet aangemaakte facturen maand per maand gegenereerd voor alle patiënten die niet in orde waren en die na een controle op verzekerbaarheid “in orde” zijn geworden (via het dossier van de patiënt of via de module “Eerdere facturen”).

1. Wanneer kan ik de module “Facturen uit het verleden” gebruiken?

U kunt de module op elk moment gebruiken, maar houd wel rekening met de 5% foutenregel.

Dus, afhankelijk van het geschatte aantal zendingen voor de huidige maand, kunt u de module spaarzaam of in grote hoeveelheden gebruiken.

U kunt beter niet te veel terugvorderingen per ziekenfonds aanbieden voor dezelfde maand.

Maar om een maand facturatie te besparen, raden wij u aan om dit vóór uw maandelijkse facturatie te doen en het met uw maandelijkse facturatie mee te sturen. Ter herinnering, u kunt uw forfait facturen slechts één keer per maand versturen.

Hoe doe ik dit?

Ga naar het tabblad “Eerdere facturen”.

Het openen van deze pagina kan relatief lang duren, omdat de software alle patiënten in de database ' doorscant'.

Goed om te weten:

U kunt naar de naam van een patiënt zoeken door in het veld “Filter” rechtsboven de naam van de patiënt in te typen.
Als u op de naam van de patiënt klikt, wordt zijn dossier geopend.
Als een patiënt niet in de lijst voorkomt, zijn de patiëntgegevens of de abonnementsgegevens van uw Medisch Centrum waarschijnlijk niet correct ingegeven in Medispring.
Neem in dit geval contact op met de support van Medispring, zodat wij samen met u kunnen controleren wat het probleem is.
Als er een rood punt links van de naam van de patiënt staat, betekent dit dat de patiënt als “inactief” is aangeduid in Medispring en dat zijn forfait niet langer wordt verzonden voor facturering. Als het punt groen is, betekent dit dat de patiënt is aangegeven als “actief” in Medispring.

Hoe factureer ik EEN patiënt voor de afgelopen maanden?

Klik op de € aan het begin van de lijn om de patiëntgegevens weer te geven.

De kolom “Verzekering” geeft aan of de patiënt verzekerd is voor deze maand en het nummer van het ziekenfonds.
De kolom “MH Contract” geeft de geldigheid van het contract en de startdatum aan.
De kolom “Factuur aangemaakt” geeft aan of er al een factuur is aangemaakt voor deze maand en hoe.

Automatisch betekent dat de factuur is aangemaakt via de automatische factuur generatie in “Te verzenden facturen”.
Handmatig betekent dat de factuur is aangemaakt via de huidige module “Eerdere facturen".
Nee, dit betekent dat de factuur nooit werd aangemaakt.

De kolom “Factuur maken” geeft aan of de factuur al gemaakt is. Zo niet, dan kan er een knop “Factuur maken” zijn om de factuur handmatig te genereren voor deze maand.

2. Klik op de knop CONTROLE LIDMAATSCHAPSGEGEVENS.
Dit start een automatische controle van de verzekerbaarheid van de patiënt voor alle maanden van zijn abonnement (maximaal 2 jaar geleden) en de kolom “Verzekering” wordt bijgewerkt.

3. Als de patiënt opnieuw is ingeschreven voor een nog niet gefactureerde maand, kunt u de factuur voor die maand maken met de knop CREËREN in de kolom “Aanmaken
factuur”. Als de patiënt voor meerdere maanden weer in orde is, kunt u ook de knop ALLE FACTUREN MAKEN bovenaan de lijst gebruiken om alle facturen in één keer te maken. Facturen die op deze manier worden aangemaakt, worden automatisch in het tabblad “Te verzenden facturen” geplaatst.

Opgelet: Medispring heeft geen geschiedenis van facturen die zijn gemaakt door andere software (Beoogo, Pricare, Topaz, Epicure, enz.), dus als er een knop “ aanmaken” verschijnt voor afgelopen maanden, moet u controleren of deze nog niet zijn gemaakt en goedgekeurd door de oude software, anders wordt de factuur geweigerd (en verhoogt de fout hoeveelheid).

Opmerking: U bent niet verplicht om de facturen opnieuw aan te maken via de module “Eerdere facturen”, u kunt gewoon de verzekerbaarheid controle uitvoeren over de hele abonnementsperiode van de patiënt en vervolgens de facturen genereren via de knop GENEREER MIJN FACTUREN voor een specifieke maand en/of een specifieke ziekenfonds. Dit heeft als voordeel dat u facturen voor specifieke maanden kunt opvragen.

2. Wanneer kan ik facturen uit het verleden genereren via het tabblad “Te verzenden factuur”?

U kunt deze methode gebruiken wanneer patiënten weer in orde zijn. Dit betekent dat u hun verzekerbaarheid voor de vereiste maanden heeft gecontroleerd (via de verzekerbaarheidsknop in het dossier van de patiënt of via de module “Eerdere facturen”) EN dat de facturen nog niet zijn aangemaakt. Het kan zijn dat er al facturen zijn aangemaakt voor patiënten die niet in orde zijn omdat u ze via het MDA hebt gedwongen om “factureerbaar” temaken als de ziekenfonds u geen antwoord heeft gegeven of iets anders.

Hoe doe ik dat?

Ga naar het tabblad “Te verzenden facturen”.

Hoe factureer ik patiënten voor 1 maand in het verleden (maand per maand)?

Klik op de knop GENEREER MIJN FACTUREN (bovenaan de lijst)
Vink aan voor welk ziekenfonds en voor welke maand u facturen wilt genereren.
Klik op de knop BEVESTIGEN
De facturen worden dan gegenereerd en weergegeven in de lijst.
Deze facturen worden met uw volgende zending naar de ziekenfondsen verzonden (ter herinnering, slechts 1 zending per maand).

Goed om te weten: Volg dit artikel om facturen te corrigeren, factuur per factuur of en masse (na een volledige afwijzing): Hoe corrigeer ik pakketfacturen?