Comment faire les

Activation et envoi des baromètres (diabète, antibiotiques et insuffisance rénale)

Introduction

Depuis de 2023, la participation aux baromètres est un critère pour déterminer votre prime à la pratique, cf. le site de l'Inami, critère 7
  1. En bref, il s'agit d’envoyer des données statistiques (nombres de patients correspondant à des critères) concernant le suivi du diabète et la prescription d'antibiotiques. Vous trouverez le détail des requêtes via ce lien. Chaque envoi comprend également quelques caractéristiques de votre cabinet.  Sur base de ces données, Healthstat génére des rapports qui vous situent par rapport à des groupes de référence, par exemple régionaux.   
  2. Concrètement il s'agit d'un fichier "CSV" (avec les données de votre pratique et les statistiques générées) qui est envoyé en pièce-jointe d'un message adressé à Sciensano, via la eHealthbox du médecin qui fait l'envoi. 
  3. Voyez également cette communication de l'Inami concernant les différences entre le baromètre antibiotiques et les indicateurs antibiotiques du CNPQ
Points d'attention
  1. L'envoi ne doit être fait que 1 seule fois par cabinet  !  Nous vous conseillons de désigner 1 responsable et 1 suppléant.
  2. Afin d'être pris en compte pour la prime, chaque médecin doit être sélectionné dans l'onglet "Médecins" des informations concernant la pratique, cf. le point 2 ci-dessous. 
  3. Toujours pour la prime, le critère pour 2024 est d'avoir fait minimum 1 envoi pour 2 baromètres différents (actuellement diabète et antibiotiques, un troisième baromètre "insuffisance rénale" est en cours d'élaboration avec un premier envoi à partir du 12 déc 2024). 

1. Documents légaux

Avant de participer, prenez connaissance des clauses décrites dans les documents suivants: 
  1. Consentement éclairé des parties prenantes
    Note: ce document comprend un point "excluant une récompense ou compensation pour la participation", mais ce document date d'avant l'inclusion comme critère pour la prime de pratique et devrait donc encore être adapté. Cela a déjà été signalé au responsable.  

  2. Information concernant le traitement de vos données personnelles

2. Introduire/vérifier les données de votre pratique et activer les baromètres

Avant d'envoyer un baromètre, vous devez compléter/mettre à jour les données concernant votre "pratique". Cela ne doit être fait que une seule fois par pratique.
Ces informations ne sont pas immédiatement envoyées vers les autorités, mais elles seront conservées dans Medispring et reprises à chaque envoi d'un baromètre.
Il faut donc régulièrement le mettre à jour, idéalement avant chaque envoi. 

Cela se fait via votre profil et puis Administration > Pratique et puis il y a 4 onglets.


Dans l' onglet "Identification"
  1. Sous "Données du cercle" > "Nom", choisissez l'organisation/du cercle dont vous faites partie. Si vous ne faites pas partie d'un cercle ou d'une organisation, en fonction de votre région, choisissez "Wallonie -Aucun cercle/autre", "Bruxelles - Aucun cercle/autre" ou "Vlaanderen - Geen kring/andere".
  2. Dans "Données de la pratique", introduisez le nom et l'adresse de la pratique.
  3. L'e-mail de la "Personne de contact" sera inclu dans chaque envoi de données à Sciensano (dans le csv) . Cette personne pourrait être contactée par Sciensano en cas de besoin. Généralement nous conseillons que soit la personne en charge de générer et envoyer les baromètres. Mais cela peut également être une personne différente. Les fonctionnalités de génération et d'envoi ne sont pas limitées au responsable indiqué ici. Vous pouvez remplir l'e-mail du responsable en cherchant le nom d'un utilisateur dans la case "Rechercher un intervenant".
    Attention:
    1. Si aucun e-mail n'apparait dans le champ e-mail lorsque vous avez sélectionné un utilisateur, complétez l'adresse e-mail dans l'onglet "Adresses" de l'utilisateur sélectionné. 
      voir FAQ suivante:   Comment ajouter 1 email pour le responsable baromètre?).
    2. Le nom du responsable n'est pas conservé. Seul l'e-mail est conservé, mais cela est suffisant pour les envois. 

Dans l' onglet "Composition"
  1. Sous "Personnel présent dans la pratique" il n'y a pas de case à cocher pour les médecins, car ils sont supposés être toujours présents
  2. Dans "Répartition des médecins y compris les médecins en formation" (par tranche d'âge et sexe) il ne faut donc pas prendre en compte les autres soignants, par exemple infi, kiné, ... 
  3. Dans " Nombre de contacts par jour en semaine (...)" cela concerne une estimation par médecin  (y.c. médecins en formation) du nombre moyen de consultations et visites à domicile un jour de semaine (du lundi au vendredi)
L'onglet "Médecins" affiche les médecins actifs (détectés sur base du nr Inami et de leur statut "utilisateur"). 
  1. Cochez tous les (nouveaux) médecins qui sont actuellement actifs dans votre pratique ou qui ont été actifs pendant la période concernée. Ces nr Inami seront transmis à l'Inami afin d'évaluer le critère pour la prime de pratique.
  2. Il ne faut donc pas inclure les médecins en formation (pour qui le montant de la prime est fixe), ni les infis, kiné, etc !
  3. Par contre vous pouvez inclure les médecins qui sont temporairement absents, même pour une "longue" durée, par exemple en congé de maternité; le critère est que le lien avec la pratique de groupe persiste.
  4. Pensez également à décocher les médecins qui ne sont plus actifs !  L'idéal étant bien sûr de systématiques mettre à "inactif" les utilisateurs qui ont quitté votre pratique. Cela augmente la sécurité de vos données et diminue la longueur de la liste des utilisateurs actifs !

Dans l'onglet "Baromètres" cochez à quels baromètres vous désirez participer
  1. En cochant les baromètres, vous déclarez également votre accord avec les documents légaux

3. Envoyer un baromètre

Les baromètres sont à envoyer à des dates précises 
  1. diabète: tous les 6 mois
    1. du 28 nov au 2 déc 
    2. du 28 mai au 2 juin

  2. insuffisance rénale: tous les 6 mois
    1. du 12 au 16 décembre
    2. du 12 au 16 juin

  3. antibiotiques: tous les 3 mois
    1. du 21 au 26 mars (données hiver)
    2. du 21 au 26 juin (données printemps)
    3. du 21 au 26 septembre (données été)
    4. du 21 au 26 décembre (données automne)
Points d'attention
  1. L'envoi doit se faire par 1 médecin avec une session eHealth active.
    Il n'y a pas d'obligation que cela soit toujours le même médecin, ni que ce soit la personne indiquée comme "responsable du baromètre" dans les données concernant la pratique (cf. point 2 ci-dessus).  Mais il nous semble cependant préférable que ce soit la même personne. 
  2. L'envoi ne doit se faire que 1 fois par cabinet.
  3. Vérifiez d'abord les données de votre pratique, en particulier les médecins sélectionnés comme participants (cf. étape 2 ci-dessus)
  4. ATTENTION Les maisons médicales qui utilisent Beoogo doivent d'abord récuperer les données à jour concernant les patients au forfait via Outils > Beoogo > Récupérer mes contrats >  "Lancer la récupération". Cela doit être fait avec le compte de la maison médicale, crée par Medispring lors de l'installation, au format nr-inami-de-la-mm@medispring.be 84240072111@medispring.be (sinon cette option n'est pas visible).

  5. La génération des statistiques peut prendre plusieurs heures (*), et pendant tout ce temps vous ne pouvez ni quitter le module baromètres, ni rafraîchir la page, ni couper Medispring, ni votre ordinateur. Si vous lancez la baromètre en fin de journée, pensez à désactiver la mise en veille, cf. notre faq.  (* jusqu'à 20 min par 1.000 patients dans votre base de données, actifs ou inactifs)
  6. Pendant ce temps votre ordinateur reste utilisable, et vous pouvez ouvrir https://app.medispring.be en parallèle afin de pouvoir poursuivre votre travail. 
  7. Utilisez une machine avec au moins 8 Gb de mémoire vive.
La génération des statistiques et l'envoi via la eHealthbox se font en 1 fois via Outils > Rapports > Baromètres > Générer.


  1. Si la génération bloque (barre de progression n'avance plus pendant plus de 5 min), fermez et puis relancez Medispring (ou rafraichissez la page y.c. la mémoire via Ctrl+Shift+R) et puis relancez la génération via le bouton "Reprendre" dans l'onglet "Historique"cf. cette FAQ. Cela peut être fait par un autre utilisateur que celui qui lancé la génération. 

  2. Via l'onglet "Historique" vous pouvez
    1. Vérifier le statut d'une génération (attention "Terminé" indique que la génération des statistiques a réussi, mais il faut encore l'envoyer !)
    2. Relancer la génération si elle n'a pas aboutie (cf. ci-dessus).
    3. Visualiser le résultat: les chiffres envoyés (nombre de patients) et les critères de sélection correspondants sont alors affichés dans l'onglet "Résultats". 
      Vous trouverez également le détail des critères pour chaque statistique envoyée via ce lien.

    4. Envoyer le résultat (par exemple s'il n'a pas été envoyé automatiquement lors de la génération, car vous n'étiez pas connecté à eHealth)
    5. Télécharger le fichier .csv envoyé à Healthdata
A noter: L'envoi est également visible dans les "messages envoyés" de la eHealthbox du médecin qui a fait l'envoi:

Nous travaillons à améliorer et automatiser cela (mais en raison de l'encryption des données en base de données, ce n'est pas facile) !

4. Consulter vos rapports sur Healthdata

Votre rapport sera disponible sur www.healthstat.be environ 1 semaine après l'envoi du baromètre.
  1. Un lien vers www.healthstat.be est disponible via Outils > Baromètres


  2. Si vous n'êtes pas encore inscrits sur Healthstat (par exemple pour consulter vos rapports concernant le baromètre covid), merci de suivre ces instructions (donc à faire pour chaque médecin; l'activation de votre compte peut prendre quelques jours; si vous avez des questions ou soucis,  merci de contacter:  huisartsenbarometers@kuleuven.be)
    1. Vous pouvez vérifier si vous êtes déjà inscrit en tentat de vous connecter sur www.healthstat.be  


  3. Pour consulter vos rapports vous devrez encore vous authentifier via ItsMe (ou votre eID)
    1. un lien avec authentification automatique devrait bientôt arriver dans Medispring

5. Identifier les patients correspondants à certaines statistiques

Seul les nombres de patients correspondant à chaque requête/critère sont envoyées à Healthstat. Aucune donnée permettant d'identifiér ces patients n'est envoyée.
  1. Mais à partir de la version 3.14, dans Medispring, vous pouvez voir la liste des patients comptabilisés:
  2. Note: il est possible que le nombre total de patients pour qui un certain résultat labo est présent (ex. "egfr"), soit supérieur à l'addition du nombre de patients pour les différentes intervalles de valeur de ce résultat (ex. "egfr>60" + "egfr entre 45 et 60" + "egfr entre 30 et 45" ...). La cause est généralement que la valeur de certains résultats contient du texte/un commentaire (plutôt qu'uniquement un chiffre). Donc nous savons bien qu'il y a un résultat correspondant, mais nous ne pouvons pas faiblement connaitre la valeur du résultat. Et donc, ces patient sont bien comptabilisés dans le "total avec un résultat", mais pas dans une des intervalles (en fonction de la valeur de leur résultat).

Plus d'info - liens externes

  1. https://www.le-gbo.be/barometres-diabete-et-antibiotiques-quand-comment-et-pourquoi/
    Attention: selon l'article l'inscription serait suffisante pour satisfaire le critère pour la prime de pratique, mais selon nos sources cela n'est pas correct, il faut que le nr Inami soit compris lors de l'envoi d'au moins un baromètre, ce qui nécessite que le médecin soit coché dans l'onglet "Médecins" des informations concernant la pratique, cf. étape 3 ci-dessus.

Vidéo



Que faire en cas de "blocage" lors de la génération du rapport ?

Rendez-vous à l'article suivant : Comment relancer les baromètres (après blocage)?
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