eFact fouten: correctiegids voor artsen

eFact fouten: correctiegids voor artsen

Het doel van deze pagina is om de meest voorkomende fouten op te sommen die artsen tegenkomen bij het aanrekenen van honoraria in eFact, en om manieren voor te stellen om ze te corrigeren..
Aangezien deze lijst niet volledig is, moet u, als u de foutcode niet in de lijst vindt, de titel van de fout raadplegen (die kan verschillen van ziekenfonds tot ziekenfonds) en contact opnemen met het betrokken ziekenfonds voor meer informatie.
U vindt de rechtstreekse contactgegevens van elk ziekenfonds op de volgende pagina: https://fra.mycarenet.be/mycarenet/helpdesk-mycarenet
Medispring kan u het correctieproces tonen, maar kan u niet voor elke weigeringscode (er zijn meer dan 1700 mogelijke codes) de te gebruiken correctie geven.

175 - Fout in de code reiskosten

Eerste stap naar een oplossing :

109955 => Reiskosten van artsen - extra vergoedingen voor huisartsen in plattelandsstreken
  1. Controleer of de arts het aantal eenheden heeft ingevuld dat overeenkomt met het aantal km van de heen-en-terugreis.
  2. De factuur opnieuw verzenden

101420: B:Nummer derdebetalende niet gekend in bestand V.I.

Eerste mogelijke oplossing :

De contactpersoon bij de mutualiteit heeft me verteld dat het RIZIV-nummer in veld 49 gewijzigd moet worden -> Het RIZIV-nummer is verkeerd ingevoerd in het gebruikersprofiel.

Tweede mogelijke oplossing :

Of het RIZIV-nummer van de arts is onbekend bij de VI (Jonge arts).

102311 - Gefactureerd jaar - maand groter dan datum van opstelling (zone 25-26)



Wanneer een efact verzending wordt verzonden, wordt er een berekening gestart om de gefactureerde maand te bepalen, die wordt ingevoerd in veld 25-26 van record 10.
Voorbeeld:
Als de zending 10 januari-facturen en 4 april-facturen bevat => moet de zending gedateerd zijn op 01/2023
Als de zending 4 januari-facturen + 10 april-facturen bevat => moet de zending gedateerd zijn op 04/2023
De fout treedt op wanneer de gefactureerde maanden niet opeenvolgend zijn.
=> Je moet je facturen maand na maand versturen.

Eerste mogelijke oplossing :

Markeer de facturen als verbeterd en verstuur ze in 2 keer apart, over 2 dagen:
1 zending met alleen de facturen van januari
1 zending met alleen de facturen van april

Gerelateerde consultcodes :

Alle

103602 - IBAN financiële rekening A met foutief controlecijfer (posities 3 en 4).


Eerste mogelijke oplossing :

  1. Corrigeer het IBAN-nummer in het profiel van de gebruiker.
  2. Markeer als verbeterd
  3. Factuur verzenden

Verwante foutcodes:

103605

103620 - IBAN financieel rekeningnummer A niet gekend in bestand "DERDEN" van de V.I.

De arts moet contact opnemen met de VI om het rekeningnummer op te geven waarop hij of zij vergoedingen wil ontvangen.

201510 - F:Datum van opname afwezig en type factuur (R 20 Z 10) = 1, 4 (en verblijfsforfait) of 5 (en revalidatieforfait).


Eerste mogelijke oplossing :

Ligt de patiënt in het ziekenhuis op de factuurdatum?
Vraag de arts of de patiënt in het ziekenhuis is opgenomen of controleer dit via MDA (Member Data) op de factuurdatum. (zie faq : "Comment savoir si mon patient est hospitalisé et dans quel hôpital?")
Als u het vakje ziekenhuisopname aanvinkt, moet MDA u een van de volgende inlichtingen geven:
  1. de patiënt is op de geraadpleegde datum niet in het ziekenhuis opgenomen
  2. de patiënt is gehospitaliseerd met de informatie


Het RIZIV-nummer van het ziekenhuis en de door MDA geretourneerde dienstcode moeten op de factuur worden vermeld.



202703 - C.G.1 - C.G.2 niet toegelaten

Eerste mogelijke oplossing :

Deze fout betekent dat de status van de patiënt bij de mutualiteit is gewijzigd en dat de CT1 - CT2-gegevens die in de eFact zijn opgenomen, onjuist zijn..
Résolution:
  1. Archiveer de geweigerde eFact prestatie
  2. Voer een MDA-controle uit op de factuurdatum.
  3. Geef de eFact prestatie opnieuw in
  4. Verstuur de eFact prestatie opnieuw

202710 - Combinatie C.G.1 - C.G.2 niet toegelaten.

Eerste mogelijke oplossing :

Deze fout betekent dat de status van de patiënt bij de mutualiteit is gewijzigd en dat de CT1 - CT2-gegevens die in het attest zijn ingevoerd, onjuist zijn.
Résolution:
  1. Archiveer de geweigerde eFact prestatie
  2. Voer een MDA-controle uit op de factuurdatum.
  3. Geef de eFact prestatie opnieuw in
  4. Verstuur de eFact prestatie opnieuw

203420 - Nummer vorige zending niet gekend in bestand V.I.

Deze fout geeft aan dat het vorige verzendnummer ontbreekt in het facturatiebestand.

Eerste mogelijke oplossing:

Verzending opnieuw versturen

204710 - Datum van facturering groter dan huidige datum.

Facturatie in de toekomst is niet toegestaan

Eerste mogelijke oplossing :

Wijzig de datum op de factuur omdat deze wellicht verkeerd is.

500130 - Verstrekking geweigerd - reden van weigering in de zone commentaar van het afrekeningsbestand (Z 149) of in apart schrijven.


Eerste mogelijke oplossing :

Waarschuw de arts dat hij of zij waarschijnlijk een e-mail of brief zal ontvangen waarin hij of zij op de hoogte wordt gesteld van de fout.

500403 - (Pseudo-)nomenclatuurcodenummer niet toegelaten.


Deze fout geeft aan dat de nomenclatuurcode niet door de zorgverlener kan worden gefactureerd.
Bijvoorbeeld een huisarts die een code voor een specialist probeert te factureren.

Eerste mogelijke oplossing :

Vraag de arts waarom hij deze code probeert te factureren.
Als de arts zeker weet dat hij het kan factureren, moet hij worden doorverwezen naar de VI voor verdere informatie.

500423: Verstrekking reeds gefactureerd.

Eerste mogelijke oplossing :

De factuur is waarschijnlijk al gefactureerd en betaald => je hoeft de factuur alleen maar te archiveren

500433 - Nomenclatuurcode GMD niet toegelaten in efac.

GMD nomenclatuurcodes kunnen niet via efact gefactureerd worden.
De arts moet de eDMG-dienst gebruiken

Eerste mogelijke oplossing :

Archiveer de factuur en gebruik de dienst eDmg

500434 - R: Verstrekking "in afwachting" van behandeling door de adviserend geneesheer.


Eerste mogelijke oplossing :

Deze foutcode wordt niet in rekening gebracht bij de berekening van het foutenpercentage. Als de adviserend geneesheer zijn akkoord geeft voor de verstrekking, zal een bijkomende betaling volgen.

501540 - R: Verstrekker niet bevoegd om verstrekking in rekening te brengen.


Eerste mogelijke oplossing :

Deze foutmelding wordt door het ziekenfonds teruggestuurd als de verstrekker (zorgverlener) de code niet kan factureren. Over het algemeen komt dit doordat er meerdere codes zijn voor dezelfde zorgverstrekking (sommige codes zijn voor ambulante diensten en andere voor intramurale diensten).

500444 - Verstrekking niet cumuleerbaar met een andere verstrekking op dezelfde dag.




/!\ Deze foutcode verschijnt vooral bij specialisten omdat zij specifieke codes factureren.
Deze code geeft aan dat een prestatie van hetzelfde type al is gefactureerd en dat het daarom onmogelijk is om een identieke code opnieuw te factureren.

500447 - Verstrekking niet terugbetaalbaar (vernieuwingstermijn niet overschreden).


Deze code geeft aan dat de prestatie niet meer gefactureerd kan worden. De factuur kan daarom als verloren worden beschouwd..

500545 - R: Rechthebbende opgenomen op datum eerste verrichte verstrekking.


Deze foutcode geeft aan dat de patiënt zich in het ziekenhuis bevindt op de datum van de raadpleging, zodat een specifieke code moet worden gebruikt voor het ziekenhuisbezoek van de huisarts.
Bovendien moeten de verschillende gegevens die van de MDA-dienst worden ontvangen, worden opgenomen (plaats van opname, afdeling waar de patiënt zich bevindt, datum van opname).

Gerelateerde consultatiecodes :

  1. 101076
  2. 101113

500450 - (Pseudo-)nomenclatuurcodenummer niet in overeenstemming met aansluiting rechthebbende in een medisch huis.

Deze fout geeft aan dat de patiënt is aangesloten bij een medisch huis. In dit geval betaalt het RIZIV geen vergoeding omdat het al een forfait betaalt aan het medisch huis.

Eerste mogelijke oplossing :

De factuur is verloren en de arts moet afspraken maken met het medisch huis en hierbij de prestatie aanrekenen.

500455 - R:(Pseudo-)nomenclatuurcodenummer onverenigbaar met nummer inrichting van verblijf (RT 20 Z 15)

Eerste mogelijke oplossing :

  • Lag de patiënt op de factuurdatum in het ziekenhuis?

  • Vraag de arts of de patiënt op de factuurdatum in het ziekenhuis was opgenomen of doe een MDA (Member Data) ziekenhuisopname.

  • Als u het vakje ziekenhuisopname aanvinkt, moet het MDA u een van de volgende inlichtingen geven:

    • de patiënt is op de geraadpleegde datum niet in het ziekenhuis opgenomen

    • de patiënt is in het ziekenhuis opgenomen + gegevens 

Het RIZIV-nummer van het ziekenhuis en de door MDA geretourneerde dienstcode moeten op de factuur worden vermeld.. 

Bijbehorende foutcodes:

  • 500455

  • 501349

Gerelateerde consultatiecodes :

  • 109723

500524 - C.G.1 - C.G.2 (R 20  Z  27) op datum eerste verrichte verstrekking verschillend van C.G.1 - C.G.2 in bestand V.I. 


Eerste mogelijke oplossing :

Deze fout betekent dat de status van de patiënt bij de mutualiteit is gewijzigd en dat de CT1 - CT2-gegevens die in de eFact zijn ingevoerd, onjuist zijn.

Oplossing:
  1. Archiveer het afgekeurde eFact
  2. Voer een MDA-controle uit op de factuurdatum.
  3. De eFact prestatie opnieuw aanmaken
  4. Het eFact opnieuw versturen

500624 - C.G.1 - C.G.2 (R 20 Z 27) op datum laatste verrichte verstrekking verschillend van C.G.1 - C.G.2 in bestand V.I.

Eerste mogelijke oplossing :

Deze fout betekent dat de status van de patiënt bij de mutualiteit is gewijzigd en dat de CT1 - CT2-gegevens die in de eFact zijn ingevoerd, onjuist zijn.
Oplossing:
  1. Archiveer het afgekeurde eFact
  2. Voer een MDA-controle uit op de factuurdatum.
  3. De eFact prestatie opnieuw aanmaken
  4. Het eFact opnieuw versturen

500820 - Identificatienummer rechthebbende niet gekend in bestand V.I.

Eerste mogelijke oplossing :

Controleer in het MDA-verzoek (op de factuurdatum) of de patiënt in orde is of niet.
Als de patiënt een CT1/CT2-code = 000/000 (zie schermafbeelding) heeft, betekent dit dat de patiënt niet in orde is op die datum.



Résolution:
Geen enkele, de patiënt moet zijn aansluiting bij een mutualiteit in orde brengen.

500942 - Code geslacht niet in overeenstemming met (pseudo-)nomenclatuurcodenummer.

De prestatie kan niet gefactureerd worden voor de patiënt
Voorbeeld: een zwangerschapscontrole voor een man of een testiculaire echografie voor een vrouw.

Eerste mogelijke oplossing :

Controleer het geslacht van de patiënt

Tweede mogelijke oplossing :

Verloren factuur

501349 - R: Dienstcode niet in overeenstemming met (pseudo-)nomenclatuurcodenummer.


Deze fout geeft aan dat de code voor de afdeling waar de patiënt is opgenomen niet compatibel is met de nomenclatuurcode die in rekening wordt gebracht.

Eerste mogelijke oplossing :

Als u het vakje ziekenhuisopname aanvinkt, moet het MDA u een van de volgende inlichtingen geven (voorbeeld):


Het RIZIV-nummer van het ziekenhuis en de door MDA geretourneerde dienstcode moeten op de factuur worden vermeld.


501321 - Dienstcode niet in overeenstemming met administratief dossier : Carenet berichten 721xxx



Eerste mogelijke oplossing :

Ligt de patiënt in het ziekenhuis op de factuurdatum?
Vraag de arts of de patiënt op de factuurdatum in het ziekenhuis is opgenomen of raadpleeg MDA m.b.t. een ziekenhuisopname.
Als je het vakje "ziekenhuisopname" aanvinkt, moet MDA je de volgende inlichtingen geven:
  1. de patiënt is op de geraadpleegde datum niet in het ziekenhuis opgenomen
  2. de patiënt is opgenomen in het ziekenhuis + gegevens




Het RIZIV-nummer van het ziekenhuis en de door MDA geretourneerde dienstcode moeten op de factuur worden vermeld..



Tweede mogelijke oplossing :

Als het MDA teruggeeft dat de patiënt geen ziekenhuispatiënt is, moet de arts de nomenclatuurcode wijzigen.
De eenvoudigste manier om dit te doen is door naar NomenSoft te kijken, dat aangeeft of de code voor een patiënt of een ambulant is.

Voorbeeld van een code voor een ziekenhuispatiënt



Dezelfde code voor een ambulante patiënt



Derde mogelijke oplossing :

De gebruiker gebruikt nog een oude versie van Medispring  en daarom zijn de velden in het factuurbestand niet correct ingevuld => stuur de gebruiker door naar de recentste versie om deze factuur opnieuw te maken.

Bijbehorende foutcodes:

  1. 501321

Gerelateerde consultatiecodes :

  1. 109723

501640 - R:Norm verstrekker niet in overeenstemming met (pseudo-)nomenclatuurcodenummer.


Voor bepaalde nomenclatuurcodes is het niet nodig om het GMD-tarief toe te passen.
Het GMD-vergoedingstarief voor diensten 554875/554890 heeft geen effect, ongeacht of de patiënt een GMD heeft of niet. In dit geval kan norm 4 niet worden gebruikt.

Eerste mogelijke oplossing :

Als de arts houder is van het GMD van de patiënt of de arts werkt in dezelfde groepspraktijk als de GMD-houder, dan wordt het GMD-tarief automatisch toegepast.
Medispring controleert niet of het GMD-tarief kan worden toegepast volgens de geselecteerde nomenclatuurcode, het is aan de arts om te weten of hij deze functionaliteit moet activeren of niet volgens de gefactureerde code.
  1. Vink Toepassen GMD tarief uit
  2. Klik op de knop "Verbeteren"

Gerelateerde nomenclatuurcodes:

  1. 554875
  2. 554890

502405 - R: Identificatienummer voorschrijver ontbreekt terwijl het noodzakelijk is.



Voor sommige codes moet het RIZIV-nummer van de voorschrijver worden ingevuld in het vakje voor de voorschrijver.

Eerste mogelijke oplossing :

Voer het RIZIV-nummer van de voorschrijver in het voorschrijversveld in..

Codes nomenclature associés:

  1. 469534

501420 - Plaats van verstrekking niet gekend in bestand V.I.



Deze fout kan op verschillende zaken wijzen:
  1. De patiënt is opgenomen op locatie A en de arts heeft locatie B aangegeven in zijn factuur.
  2. Het RIZIV-nummer van de vestiging op de factuur is onjuist.
  3. Er is geen RIZIV-nummer (voor de plaats van de prestatie) in de factuur.

Eerste mogelijke oplossing :

Maak een nieuwe factuur door de oude te archiveren om het juiste RIZIV-nummer om de plaats van de prestatie in te voeren.

Gerelateerde consultatiecodes :

  1. 109723

501753 - R: Betrekkelijke verstrekking niet in overeenstemming met (pseudo-)nomenclatuur-codenummer.



Deze fout geeft aan dat de ingevoerde gerelateerde prestatiecode niet compatibel is met de gebruikte nomenclatuurcode.

Eerste mogelijke oplossing :

Vervang de relatieve prestatiecode door de juiste code (meestal die van de hoofdprestatie) (101076, 101032, 101010, ….))

Tweede mogelijke oplossing (Wachtposten):

Vink het vakje Vergoeding van Wachtposten toepassen uit omdat een Wachtposten-arts nooit in het bezit is van een GMD van een patiënt..

Derde mogelijke oplossing:

Controleer of het juiste tarief wordt toegepast, want dit kan van invloed zijn op de teruggestuurde fouten.

Gerelateerde consultatiecodes :

  1. 599631
  2. 475075

501940 - Bedrag verzekeringstegemoetkoming niet juist.


Eerste mogelijke oplossing :

  1. Controleer of het juiste bedrag is toegepast voor de factuurdatum
  2. Herhaal de eTAR-controle (enkel voor huisartsen)
  3. Stuur de factuur opnieuw

502603 - Norm voorschrijver niet toegelaten.



Deze fout geeft aan dat de ingevoerde norm voor de voorschrijver onjuist is. In dit geval heeft de arts zichzelf als voorschrijver ingevuld. Hij had moeten aangeven dat hij de prestaties verleende voor zijn eigen patiënten ("norm 3").

Eerste mogelijke oplossing :

Corrigeer de factuur met vermelding van norm 3 = prestaties voor eigen patiënten 

502742 - Bedrag persoonlijk aandeel patiënt te hoog.


Eerste mogelijke oplossing :

  1. Controleer of het juiste bedrag is toegepast voor de factuurdatum
  2. Herhaal de eTAR-controle (enkel voor huisartsen)
  3. Stuur de factuur opnieuw

502744 - S: Persoonlijk aandeel patiënt juist en R 50 Z 33 = 1.


Dit zijn fouten met een S voor de afkeurcode. Deze code resulteert niet in een geweigerde betaling en dit is al enige tijd een weergaveprobleem dat we alleen bij ziekenfonds 134 zijn tegengekomen.

Eerste mogelijke oplossing :

Je kunt niets doen, want dit is geen fout. Plaats in archief

503043 - Bedrag supplement overschrijdt toegelaten maximum.


Deze fout geeft aan dat het bedrag van het supplement te hoog is. Op deze factuur ontbreekt de code voor de hoofdprestatie (voorbeeld: 101076, 101032, 101010, …

Eerste mogelijke oplossing :

  1. Voeg de nomenclatuurcode voor de hoofdprestatie/consultatie toe
  2. Een eTar opnieuw uitvoeren (voor huisartsen)
  3. De factuur opnieuw verzenden

514225 - Erkenningsnummer netwerkconsultatie niet correct.


Deze fout geeft aan dat het bedrag is gewijzigd na validatie door eTar.

Eerste mogelijke oplossing :

  1. Herhaal een eTAR-controle (alleen voor huisartsen)
  3. De factuur opnieuw verzenden

501943- Bedrag verzekeringstegemoetkoming niet juist, zonder mededeling betalingsverbintenis

Eerste mogelijke oplossing :

  1. Controleer of het toegepaste bedrag overeenkomt met het bedrag dat geldt op de datum van de raadpleging.
  2. eTar-controle opnieuw uitvoeren
  3. De factuur opnieuw verzenden

502255 - Maximum aantal eenheden overschreden tijdens de gefactureerde periode.



Eerste mogelijke oplossing :

Deze code geeft aan dat de gebruikte code al gefactureerd is voor de patiënt tijdens de periode. Voor bepaalde codes, zoals technische procedures, is er een maximum dat niet mag worden overschreden. Als de fout optreedt bij een klassieke code zoals 101076, moet u controleren of de code al is gefactureerd op dezelfde dag. Als dit het geval is, moet u aangeven dat dit de 2e identieke code is op de dag (via het menu dat moet worden uitgerold onder de nomenclatuurcode).


Bijbehorende foutcodes:

  1. 502255

Gerelateerde consultatiecodes :

  1. 101076

503203 - Uitzondering derdebetalersregeling niet toegelaten en R 50 Z 5 < 20220501

Eerste mogelijke oplossing :

De geselecteerde rechtvaardiging van de derdebetaler is niet geautoriseerd voor de patiënt, bijv. overlijden terwijl de patiënt nog in leven is of er is geen rechtvaardiging ingevoerd op de factuur.
In dit geval moet de juiste rechtvaardiging worden geselecteerd.
Sinds 01/01/2022 is de derdebetalersrechtvaardiging niet langer verplicht omdat alle patiënten hierop recht hebben.
/Als de factuur dateert van vóór 01/01/2022, moet u erop letten dat u een rechtvaardiging invoert voor patiënten voor wie geen derdebetaler was toegelaten.

500464: R: Verstrekking kan pas gefactureerd worden nadat eerst één of meerdere andere verstrekkingen werden of worden gefactureerd.



Eerste mogelijke oplossing :

Deze foutcode geeft aan dat de prestatie niet kan worden gefactureerd zonder eerst een andere code te factureren.

502641 - Norm voorschrijver niet in overeenstemming met nummer voorschrijver (zone 24) en/of verstrekker (zone 15)..



Eerste mogelijke oplossing :

Controleer of de voorschrijfnorm "prestaties voor eigen patiënten" is geselecteerd.


Gerelateerde nomenclatuurcodes :

  1. 126814
  2. 469291

503044 - Bedrag supplement ≠ 0 en bedrag patiënt moet vermeld worden in zone persoonlijk aandeel (R 50 Z 27).


Eerste mogelijke oplossing :

Kijk naar de factureringsvoorkeuren van de gebruiker.
Als de gebruiker de optie Gepersonaliseerde prijzen en de optie Geen eigen bijdrage heeft aangevinkt, zijn deze 2 opties niet compatibel en moet de optie Geen eigen bijdrage worden verwijderd.
Als de voorkeuren correct zijn ingesteld, hoeft de gebruiker het remgeld niet te verwijderen zodra een toeslag wordt toegepast. De toeslag wordt ingevoerd in dezelfde zone als het remgeld, dus als het remgeld wordt verwijderd, wordt de toeslag ook €0 => facturering geweigerd..

Gerelateerde nomenclatuurcodes :

Alle codes kunnen worden beïnvloed zodra er een toeslag of een gepersonaliseerd bedrag wordt toegepast.

503325 - Code facturering ≠ 9 en rechthebbende behoort tot specifieke sociale categorie

Deze code geeft aan dat de patiënt erkend wordt als "gedetineerde" of "geïnterneerde".

Eerste mogelijke oplossing :

Vanaf 1 februari geeft u dan de waarde 9 "Specifieke sociale categorie" op in veld 33 van de recordtypes 30, 40 en 50 van het factuurbestand. => in ontwikkeling

503411 - Code behandeld lid afwezig terwijl dat verplicht is.


Eerste mogelijke oplossing :

Open de nomenclatuurcode en geef een lateraliteit aan

504913- Numéro d'identification du gestionnaire du DMG absent et ET 50 Z 16 = 4

Cette erreur peut arriver quand un médecin décide d’appliquer le tarif DMG mais qu’il manque le n° inami du gestionnaire du DMG.

Première piste de résolution :

Si le gestionnaire du DMG est le médecin qui a créé la facture, il faut vérifier que son n° inami est bien repris dans la partie gestionnaire du DMG. Si le service DMG n’est pas disponible, le n° inami peut être manquant.



Si le gestionnaire du DMG fait partie de la même pratique de groupe, il faut vérifier dans son profil que la case je fais partie de la même pratique de groupe soit cochée + point ci-dessus


Codes de consultation associés :
En général, les codes de consultation (101076, 101032, 101010, ….)

510403 - (Pseudo-)code nomenclature non autorisé


Cette erreur indique que le code nomenclature ne peut pas être attesté par le prestataire.
Par exemple, un généraliste qui essaye d’attester un code pour spécialiste.

Première piste de résolution :

Voir avec le médecin pourquoi il essaye d’attester ce genre de code.
Si celui-ci est certain qu’il peut l’attester, il faut le renvoyer vers l’OA afin d’avoir plus d’informations.