Étape 1 - Faire le contrôle MDA pour la facturation au forfait

Étape 1 - Faire le contrôle MDA pour la facturation au forfait

Pour la première partie de la facturation du forfait électronique, vous devez lancer le contrôle MDA.
Ce contrôle global avant facturation a pour objectif de vérifier patient par patient s’il peut être facturé ou non aux mutuelles.

Quand peut-on faire le contrôle MDA et la facturation mensuelle ? 

Il n'y a plus de date spécifique, néanmoins c'est un processus qui prend quelques jours pour récupérer les réponses de la part des mutuelles veillez donc à le faire le plus tôt possible dans le mois. Aussi nous vous conseillons de le faire vers le 4 ou 5 du mois pour éviter de tomber sur une surcharge éventuelle des réseaux des mutuelles.
Voici la liste des contrôles qui vont être effectués pour tous les patients actifs (factures du mois courant) ou qui ont une ou plusieurs anciennes factures à (r)envoyer.
  1. Présence d’un numéro national 
  2. Une assurabilité en cours de validité (pour la ou les période(s) à facturer)
  3. Un abonnement maison médicale
  4. Le patient est-il décédé dans le mois courant

Comment lancer la demande de contrôle MDA ?

La demande de contrôle MDA se fait en 3 étapes
  1. Lancement de la vérification chez les mutuelles
  2. Récupération des réponses renvoyées par les mutuelles
  3. Validation et/ ou correction des réponses

Etape 1 : Lancez la vérification MDA asynchrone


  1. Cliquez sur l'€ (1)
  2. Dans le menu de gauche cliquez sur VERIFICATIONS MDA (2)
  3. Puis sur le bouton VÉRIFIER LES DONNÉES DU MEMBRE (3)
Après le lancement du processus de contrôle, l'ensemble des patients pris en considération se retrouvent dans la liste de cet écran.
A savoir:
  1. En bas à droite vous avez une pagination, la possibilité via la flèche de passer d'une page à l’autre et aussi de voir le nombre de patients.
  2. Avec l’écran de recherche, vous pouvez aussi effectuer des recherches dans les différents écrans. 
  3. La recherche s'applique sur tous les champs présents dans l’écran.
  4. Pour un tri des colonnes, vous pouvez cliquer sur la flèche à côté du nom

Étape 2 :  Récupérez les réponses des OA = Statut de la demande

Après quelques heures vous pouvez déjà commencer à récupérer les réponses.
Pour avoir une mise à jour des résultats, vous devez cliquer sur le bouton RÉCUPÉRER LES RÉPONSES

Un compte à rebours vous permet de savoir dans combien de temps, vous pouvez avoir une mise à jour des différentes valeurs de l'écran et de cliquer à nouveau sur le bouton  RÉCUPÉRER LES RÉPONSES
Combien de temps faut-il attendre les résultats ?
Normalement les mutuelles doivent répondre endéans les 50 heures (Ce délai inclut le délai légal et une marge de sécurité laissée aux mutuelles). Si après cette période toutes les mutuelles n’ont pas répondu, vous avez le droit d’outrepasser ce délai via le bouton OUTREPASSER LE DÉLAIS D'ATTENTE (qui s'activera uniquement après le délai d'attente légal permit par MyCarenet - compteur présent dans le bouton).
Après 50h heures maximum (2jours), vous aurez récupéré trois types de réponses :
  1. Le patient peut être facturé.
    Dans ce cas la facture sera générée.
  2. Le patient ne peut en aucun cas être facturé et vous avez la raison du refus dans la dernière colonne
    Dans ce cas la facture ne sera pas générée
  3. Pas de réponse reçue
    Dans ce cas vous avez le moyen de forcer les patients en « facturable » à l’étape 3
Si vous n’avez pas reçu toutes les réponses des OA dans les 50h, il y a alors moyen de « forcer » les patients sans réponses pour qu’ils soient facturés. (voir « comment forcer les patients en facturable »)

Dans le cas d’un refus, il est conseillé de vérifier la raison du refus, si l’information est modifiable alors modifiez celle-ci au niveau du patient et ensuite cliquer sur le bouton MARQUER COMME FACTURABLE. Ceci aura pour effet de "forcer" la facturation pour ce patient et la facture sera bien générée pour ce patient lors l'étape de la génération des factures  (voir comment forcer les patients en « facturable » à l’étape 3 du MDA)



Les colonnes Assurance / Contrat MM :
Ces colonnes, vous indiquent les modifications de statuts du patient entre la période actuelle et la dernière période connue dans Medispring.
La colonne statut :
Cette colonne informe par patient qu’elle est l’avancement du contrôle MDA.
Tant que la valeur de la colonne est « En cours de traitement » vous devez attendre l’information pour être sûr de pouvoir facturer.
Si la valeur du statut est « Erreur dans la réponse » une modification du patient dans Medispring ou une prise de contact avec la mutuelle est nécessaire pour effectuer la correction

Astuces :
Pour pouvoir travailler aisément sur la liste, vous pouvez l'exporter au format Excel, pour cela cliquer sur le bouton « Export Excel » dans le coin droit de l’écran.
Vous pouvez aussi utiliser le champ FILTRER pour retrouver des patients.


Etape 3 : Résultats des demandes et traitements

Si vous avez reçu toutes les réponses OU que vous avez cliqué sur le bouton OUTREPASSER LE DÉLAIS D'ATTENTE (au cas où vous n’auriez pas reçu toutes les réponses), vous passez à l’étape de la gestion des réponses de la demande.



Si vous avez reçu 100% des réponses :
Vous pouvez directement cliquer sur ENREGISTRER ET FACTURER, cela clôturera votre MDA et vous pourrez générer vos factures dans le menu FACTURE À ENVOYER.
A partir de ce moment là, cette phrase "Suite à votre validation des changements en vue de la génération des factures, cette fonctionnalité n'est plus disponible avant le mois prochain."  s'affichera en rouge pour indiquer que vous avez clôturé le MDA.

Si vous n'avez pas reçu toutes les réponses pour tous les patients : 
Cette étape sert à définir manuellement les patients pour lesquels vous n’aurez pas reçu de réponses.
Deux cas possibles :
  1. Vous le mettez en facturable car selon vous celui-ci est éligible à la facturation  et dans ce cas une facture sera générée pour ce patient pour le mois courant.
  2. Vous le mettez en « non-facturable » car selon vous ce patient n’est pas éligible à la facturation (ex : vous savez que ce patient n’est pas en ordre) et dans ce cas aucune facture ne sera générée pour ce patient pour ce moi courant.
Comment forcer les patients en « facturable » ?
Vous avez deux moyens de forcer de mettre le(s) patient(s) en « facturable », soit :
  1. patient par patient via le bouton FORCER EN FACTURABLE présent au bout de la ligne du patient dans la colonne ACTION
  2. soit via le bouton FORCER TOUT EN FACTURABLE qui se trouve en haut du tableau des réponses.
Ex : Une OA, n’a rien répondu, vous pouvez mettre tous les patients sans réponse reçue comme facturable et ensuite remettre au cas par cas les patients que vous savez non-facturable. De cette manière vous éviterez de recevoir trop de retour avec des erreurs et donc diminuerez les chances d’atteindre les plus de 5% d’erreurs (ce qui entraine un rejet complet de l’envoi).

À tout moment, vous pouvez enregistrer votre travail via le bouton ENREGISTRER pour y revenir plus tard.
 
Lorsque vous avez terminé complètement l’étape 3 du MDA, vous devez cliquer sur ENREGISTRER ET FACTURER.
A partir de ce moment cette phrase "Suite à votre validation des changements en vue de la génération des factures, cette fonctionnalité n'est plus disponible avant le mois prochain."  s'affichera en rouge pour indiquer que vous avez clôturé le MDA

De cette manière vous clôturerez l'étape des demandes MDA et passerez à l’étape suivante c'est à dire la génération des factures dans l’onglet FACTURE À ENVOYER. 

A savoir:
  1. Il est possible de relancer une MDA via le bouton INTRODUIRE UNE NOUVELLE VERIFICATION MDA en haut du tableau. De cette manière vous relancer  TOUT le MDA et donc il faudra attendre les réponses à nouveau.
  2. Il possible de revoir et exporter les MDA que vous avez précédemment réalisé via l'onglet HISTORIQUE MDA. Ensuite en cliquant sur le bouton CONSULTER de chaque MDA, vous aurez accès aux détails et à la possibilité d'exporter celui-ci en Excel 
  3. Les cases de résumé en haut du MDA sont cliquables et permettent ainsi d'exporter le contenu de chaque filtre en Excel.


Étape suivante : Générer les factures


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