Erreurs eFact : guide de correction pour les médecins

Erreurs eFact : guide de correction pour les médecins

Cette page a pour but de regrouper les erreurs les plus courantes rencontrées par les médecins lors de leur tarification en eFact, ainsi que leurs pistes de correction.
Cette liste n'est pas exhaustive donc si vous ne trouvez pas le code erreur dans la liste, il faut regarder l’intitulé de l’erreur (celui-ci peut changer d’un OA à l’autre) et contacter la mutuelle correspondante pour avoir plus d'informations.
Vous trouverez les contacts directs pour chaque mutuelles sur cette page: https://fra.mycarenet.be/mycarenet/helpdesk-mycarenet
Medispring peut vous montrer le processus de correction mais ne peut pas vous donner le correctif à utiliser pour chaque code de refus (il y en a plus de 1700 codes possibles).

175 - Erreur sur le code des frais de déplacement

Première piste de résolution :

109955 => Frais de déplacement des médecins - supplément d'indemnités pour les médecins généralistes dans les régions rurales
  1. Regarder si le médecin à bien complété le nombre d’unités qui correspond au nombre de km aller - retour de son déplacement.
  2. Renvoyer la facture

101420: B:Numéro tiers payant inconnu dans le fichier de l'O.A.

Première piste de résolution :

La personne de contact de la mutuelle m'a dit qu'il faut modifier le numéro INAMI dans la zone 49 -> Soit c'est le N° INAMI qui est mal renseigné dans la fiche utilisateur.

Deuxième piste de résolution :

Soit le N° INAMI du médecin est inconnu au niveau de l'OA (Jeune médecin).

102311 - Année - mois facturés postérieurs à la date de création (zone 25-26), excepté pour les maisons médicale



Lors de l’envoi d’un lot efact, il y a un calcul qui se déclenche pour déterminer le mois facturé qui est renseigné dans la zone 25-26 de l’enreg 10.
Exemple:
Si l’envoi contient 10 factures de janvier et 4 factures d’avril => l’envoi devrait être daté du 01/2023
Si l’envoi contient 4 factures de janvier + 10 factures d’avril => l’envoi devrait être daté du 04/2023
L’erreur se produit quand les mois facturés ne sont pas contigus.
=> Il faut envoyer ses factures mois / mois.

Première piste de résolution :

Marquer les factures comme corrigées et faire 2 envois différents sur 2 jours:
1 envoi qui reprendra uniquement les factures de janvier
1 envoi qui reprendra uniquement les factures d’avril

Codes de consultation associés :

Tous

103602 - IBAN compte financier A avec check-digit erroné (positions 3 et 4)


Première piste de résolution :

  1. Corriger le numéro IBAN dans la fiche hcp de l’utilisateur.
  2. Marquer comme corrigé
  3. Envoyer la facture

Codes erreurs associés:

103605

103620 - IBAN compte financier A inconnu dans le fichier "TIERS" de l'O.A.

Le médecin doit contacter l’OA afin de déclarer le n° de compte sur lequel il souhaite recevoir ses remboursements.

201510 - F:Numéro de l'établissement de séjour absent alors que le type de facture (ET 20 Z 10) = 1, 4, 5 ou 6


Première piste de résolution :

Le patient est-il hospitalisé à la date de la facture ?
Demander au médecin si le patient était hospitalisé ou faire un MDA (Member Data) hospitalisation à la date de la facture (voir faq : "Comment savoir si mon patient est hospitalisé et dans quel hôpital?")
Si vous cochez la case hospitalisation, le MDA devrait vous renvoyer une des infos suivantes:
  1. le patient n'est pas hospitalisé à la date consultée
  2. le patient est hospitalisé avec les informations


Il faut indiquer le n° inami de l'hôpital ainsi que le code du service renvoyé par MDA dans la facture.



202703 - CT1 - CT2 non autorisé

Première piste de résolution :

Cette erreur signifie que le patient a changé de statut au niveau de la mutuelle et que les données CT1 - CT2 renseignées dans l’attestation sont erronées.
Résolution:
  1. Archiver l’attestation rejetée
  2. Faire une vérification MDA à la date de la facture.
  3. Recréer l’attestation
  4. Renvoyer l’attestation

202710 - Combinaison CT1 - CT2 non autorisé

Première piste de résolution :

Cette erreur signifie que le patient a changé de statut au niveau de la mutuelle et que les données CT1 - CT2 renseignées dans l’attestation sont erronées.
Résolution:
  1. Archiver l’attestation rejetée
  2. Faire une vérification MDA à la date de la facture.
  3. Recréer l’attestation
  4. Renvoyer l’attestation

203420 - Numéro d'envoi précédent inconnu dans le fichier de l'O.A.

Cette erreur indique qu’il manque le numéro d’envoi précédent dans le fichier de facturation.

Première piste de résolution:

Renvoyer le lot sans correction

204710 - Date de facturation postérieure à la date actuelle

La facturation dans le futur n’est pas autorisée

Première piste de résolution :

Modifier la date de la facture car celle-ci est surement erronée.

500130 - Prestation refusée - voir motif de refus dans la zone de commentaires du fichier de décompte (Z149) ou dans courrier séparé


Première piste de résolution :

Avertir le médecin qu’il va surement recevoir un mail ou un courrier lui indiquant l’erreur.

500403 - (Pseudo-)code nomenclature non autorisé


Cette erreur indique que le code nomenclature ne peut pas être attesté par le prestataire.
Par exemple, un généraliste qui essaye d’attester un code pour spécialiste.

Première piste de résolution :

Voir avec le médecin pourquoi il essaye d’attester ce genre de code.
Si celui-ci est certain qu’il peut l’attester, il faut le renvoyer vers l’OA afin d’avoir plus d’informations.

500423: Prestation déjà facturée

Première piste de résolution :

La facture a surement déjà été facturée et payée => il faut juste archiver la facture

500433 - Code nomenclature DMG non autorisé dans efac

Les codes nomenclature DMG ne peuvent pas être facturés via efact.
Le médecin doit utiliser le service eDMG

Première piste de résolution :

Archiver la facture et passer par le service eDmg

500434 - R: Prestation "en attente" de traitement par le médecin-conseil


Première piste de résolution :

Ce code erreur n'est pas pris en compte pour le calcul du pourcentage d'erreurs. Si le médecin conseil marque son accord pour la prestation, un paiement complémentaire suivra. / Deze foutcode wordt niet in rekening gebracht bij de berekening van het foutenpercentage. Als de adviserend geneesheer zijn akkoord geeft voor de verstrekking, zal een bijkomende betaling volgen.

501540 - R: Dispensateur non habilité pour porter en compte la prestation


Première piste de résolution :

Ce message d’erreur est renvoyé par la mutuelle quand le dispensateur (prestataire de soin) ne peut pas attester le code. En général, l’explication vient du fait qu’il existe plusieurs codes pour une même prestation (certains codes sont pour des prestations ambulatoires et d’autres pour des prestations pour les patients hospitalisés).

500444 - Prestation non cumulable avec une autre prestation effectuée le même jour




/!\ ce code erreur apparait surtout pour les spécialistes car ils facturent des codes spécifiques.
Ce code indique qu’une prestation du même type a déjà été facturée et qu’il est donc impossible de refaire une facturation d’un code similaire

500447 - Prestation non remboursable (le délai de renouvellement n'est pas atteint)


Ce code indique que la prestation ne peut plus être attestée. Donc on peut considérer la facture comme perdue.

500545 - R: Bénéficiaire hospitalisé à la date de la première prestation effectuée (prestation ambulatoire)


Ce code erreur indique que le patient est hospitalisé à la date de la consultation, il faut donc utiliser un code spécifique pour la visite du médecin généraliste en hôpital.
De plus, il faut encoder les différentes informations reçues du service MDA (Lieu de l’hospitalisation, Service dans lequel le patient se trouve, Date d’admission)

Codes de consultation associés :

  1. 101076
  2. 101113

500450 - (Pseudo-)code nomenclature incompatible avec l'affiliation du bénéficiaire dans une maison médicale

Cette erreur indique que le patient est affilié en maison médicale, dans ce cas, l’inami ne prend pas en charge le remboursement car il paie déjà un forfait à la MM.

Première piste de résolution :

La facture est perdue, le médecin doit s’arranger avec la maison médicale et lui facturer la prestation.

500455 - R:(Pseudo-)code nomenclature incompatible avec le numéro de l'établissement de séjour (ET 20 Z 15)

Première piste de résolution :

  • Le patient est-il hospitalisé à la date de la facture ?

  • Demander au médecin si le patient était hospitalisé ou faire un MDA (Member Data) hospitalisation à la date de la facture

    Si vous cochez la case hospitalisation, le MDA devrait vous renvoyer une des infos suivantes:

    • le patient n'est pas hospitalisé à la date consultée

    • le patient est hospitalisé avec les informations

Il faut indiquer le n° inami de l'hôpital ainsi que le code du service renvoyé par MDA dans la facture.

Codes erreurs associés:

  • 500455

  • 501349

Codes de consultation associés :

  • 109723

500524 - CT1 - CT2 à la date de la première prestation effectuée différent du CT1 - CT2 mentionné dans le fichier OA



Première piste de résolution :

Cette erreur signifie que le patient a changé de statut au niveau de la mutuelle et que les données CT1 - CT2 renseignées dans l’attestation sont erronées.

Résolution:
  1. Archiver l’attestation rejetée
  2. Faire une vérification MDA à la date de la facture.
  3. Recréer l’attestation
  4. Renvoyer l’attestation

500624 - CT1 - CT2 à la date de la première prestation effectuée différent du CT1 - CT2 mentionné dans le fichier OA

Première piste de résolution :

Cette erreur signifie que le patient a changé de statut au niveau de la mutuelle et que les données CT1 - CT2 renseignées dans l’attestation sont erronées.
Résolution:
  1. Archiver l’attestation rejetée
  2. Faire une vérification MDA à la date de la facture.
  3. Recréer l’attestation
  4. Renvoyer l’attestation

500820 - Le patient n'est pas connu ou n'est pas en ordre

Première piste de résolution :

Vérifier dans la demande MDA ( à la date de la facture) si le patient est en ordre ou pas.
Si le patient à un code CT1/CT2 = 000/000 (voir capture), cela signifie que le patient n’est pas en ordre à la date de vérification.



Résolution:
Aucune, le patient soit se remettre en ordre de mut.

500942 - Code sexe bénéficiaire incompatible avec le (pseudo-)code nomenclature

La prestation ne peut pas être attestée pour le patient
Exemple: un suivi de grossesse pour un homme ou une échographie des testicules pour une femme.

Première piste de résolution :

Vérifier le sexe du patient

Deuxième piste de résolution :

Facture perdue

501349 - R: Code service incompatible avec le (pseudo-)code nomenclature


Cette erreur indique que le code du service dans lequel le patient est hospitalisé est incompatible avec le code nomenclature facturé.

Première piste de résolution :

Si vous cochez la case hospitalisation, le MDA devrait vous renvoyer une des infos suivantes (exemple):


Il faut indiquer le n° inami de l'hôpital ainsi que le code du service renvoyé par MDA dans la facture.


501321 - Service différent de celui mentionné dans le message Carenet 721xxx (ou doc 721bis)



Première piste de résolution :

Le patient est-il hospitalisé à la date de la facture ?
Demander au médecin si le patient était hospitalisé ou faire un MDA (Member Data) hospitalisation à la date de la facture
Si vous cochez la case hospitalisation, le MDA devrait vous renvoyer une des infos suivantes:
  1. le patient n'est pas hospitalisé à la date consultée
  2. le patient est hospitalisé avec les informations




Il faut indiquer le n° inami de l'hôpital ainsi que le code du service renvoyé par MDA dans la facture.



Deuxième piste de résolution :

Si le MDA retourne que le patient n’est pas hospitalisé, le médecin doit changer de code nomenclature.
Le plus simple est de regarder sur NomenSoft, il est indiqué si le code est un code pour patient hospitalisé ou ambulant .

Exemple de code pour un patient hospitalisé



Même code pour un patient ambulant



Troisième piste de résolution :

L’utilisateur n’utilise pas la version kraken et donc les zone du fichier de facturation ne sont pas correctement complétées => rediriger l’utilisateur vers la version kraken pour la création de cette facture.

Codes erreurs associés:

  1. 501321

Codes de consultation associés :

  1. 109723

501640 - R:Norme dispensateur incompatible avec le (pseudo-)code nomenclature



Pour certains codes nomenclature, l’application du tarif DMG n’est pas nécessaire.
Le taux de remboursement DMG sur les prestations 554875/554890 n'a pas d'effet, que le patient ait un DMG ou non. Dans ce cas, la norme 4 ne peut pas être utilisée.

Première piste de résolution :

Si le médecin détient le DMG du patient ou que le médecin travaille dans la même pratique de groupe que le détenteur du DMG alors, le tarif DMG est appliqué automatiquement.
Medispring ne vérifie pas si le tarif DMG peut-être appliqué en fonction du code nomenclature sélectionné, c’est au médecin a savoir s’il doit activer cette fonctionnalité ou pas en fonction du code attesté.
  1. Décocher appliquer le tarif DMG
  2. Cliquer sur le bouton corriger

Codes nomenclature associés:

  1. 554875
  2. 554890

502405 - R: Numéro d'indentification du prescripteur fait défaut, bien qu'il soit indispensable501740 - Prestation relative absente



Pour certains codes, il faut renseigner le n° inami du prescripteur dans la case prescripteur.

Première piste de résolution :

Indiquer le numéro inami du prescripteur dans le champ prescripteur.

Codes nomenclature associés:

  1. 469534

501420 - Lieu de prestation inconnu dans le fichier de l'OA



Cette erreur peut indiquer plusieurs choses:
  1. Le patient est hospitalisé dans un lieu A et le médecin a renseigné un lieu B dans sa facture
  2. Le n° inami de l'établissement encodé dans la facture est erroné
  3. Il n’y a pas de n° inami (pour le lieu de la prestation) encodé dans la facture

Première piste de résolution :

Refaire une nouvelle facture en archivant l’ancienne afin de renseigner le bon n° inami du lieu de prestation.

Codes de consultation associés :

  1. 109723

501753 - R: Prestation relative incompatible avec le (pseudo-)code nomenclature



Cette erreur indique que le code de prestation relative introduit est incompatible avec le code nomenclature utilisé

Première piste de résolution :

Remplacer le code de prestation relative par le bon (en général le code de la prestation principale (101076, 101032, 101010, ….))

Deuxième piste de résolution (PMG):

Décocher la case appliquer le remboursement PMG car un médecin de PMG ne détient jamais le DMG d’un patient.

Troisième piste de résolution:

Vérifier si le tarif appliqué est le bon, ceci peut avoir un impact sur les erreurs renvoyées

Codes de consultation associés :

  1. 599631
  2. 475075

501940 - Montant intervention de l'assurance erroné.


Première piste de résolution :

  1. Vérifier si le montant appliqué est le bon pour la date de la facture
  2. Refaire une vérification ETAR (uniquement pour les Généralistes)
  3. Renvoyer la facture

502603 - Norme prescripteur non autorisée



Cette erreur indique que la norme prescripteur encodée n’est pas la bonne. Dans ce cas, le médecin s’est renseigné lui même comme prescripteur. Il aurait dû renseigner qu’il effectuait les prestations pour ses propres patients (norme 3)

Première piste de résolution :

Corriger la facture en indiquant la norme 3 = prestations pour ses propres patients 

502742 - Montant de l'intervention personnelle patient trop élevé.


Première piste de résolution :

  1. Vérifier si le montant appliqué est le bon pour la date de la facture
  2. Refaire une vérification ETAR (uniquement pour les Généralistes)
  3. Renvoyer la facture

502744 - S: Montant de l'intervention personnelle patient correct et ET 50 Z 23 = 1


Il s'agit d'erreurs qui portent la mention S devant le code de rejet. Ce code n'induit pas de rejet de paiement et c'est un souci d' affichage depuis quelque temps que nous ne rencontrons uniquement avec la mutuelle 134.

Première piste de résolution :

Il n’y a rien à faire car ceci n’est pas une erreur. Mettre en archivé

503043 - Montant supplément est supérieur au maximum autorisé


Cette erreur indique que le montant du supplément est trop élevé. Dans cette facture, il manque le code de la prestation principale (exemple: 101076, 101032, 101010, …

Première piste de résolution :

  1. Ajouter le code nomenclature de la consultation principale
  2. Refaire un eTar (pour les généralistes)
  3. Renvoyer la facture

514225 - Numéro d'agrément de la consultation du réseau incorrect


Cette erreur indique que le montant a été modifié après la validation eTar.

Première piste de résolution :

  1. Refaire une vérification ETAR (uniquement pour les Généralistes)
  2. Renvoyer la facture

501943- Montant intervention de l'assurance erroné sans communication d’engagement de paiement

Première piste de résolution :

  1. Vérifier que le montant appliqué correspond bien au montant en vigueur à la date de la consultation.
  2. Refaire une demande etar
  3. Renvoyer la facture

502255 - Nombre d'unités maximum de prestation dépassé pendant la période facturée



Première piste de résolution :

Ce code indique que le code utilisé a déjà été facturé pour le patient sur la période. Pour certains codes, actes techniques, il y a un maximum à ne pas dépasser. Si l'erreur survient avec un code classique style 101076, il faut regarder si le code a déjà été facturé la même journée, si c'est le cas, il faut indiquer que c'est le 2ème code identique sur la journée (via le menu à déployer sous le code nmcl)


Codes erreurs associés:

  1. 502255

Codes de consultation associés :

  1. 101076

503203 - Exception tiers payant non autorisée et ET 50 Z 5 < 20220501

Première piste de résolution :

La justification tiers payant sélectionnée n’est pas autorisée pour le patient, exemple décès alors que le patient est toujours vivant ou alors il n’y avait pas de justification renseignée dans la facture.
Dans ce cas, il faut sélectionner la justification appropriée.
Depuis le 01/01/2022, la justification tiers payant n’est plus obligatoire car tous les patients ont le TP autorisé.
/!\ Si la facture date d’avant le 01/01/2022, il faut veiller à bien renseigner une justification pour les patients pour qui le TP n'était pas autorisé.

500464: R: Prestation peut uniquement être facturée après qu'une ou plusieurs prestations aient d'abord été ou soient facturées



Première piste de résolution :

Ce code erreur indique que la prestation ne peut pas être attestée sans un autre code

502641 - Norme prescripteur incompatible avec le numéro du prescripteur (zone 24) et ou du dispensateur (zone 15).



Première piste de résolution :

Vérifier que la norme prescripteur prescrit pour ses propres patients à bien été sélectionnée.


Codes de consultation associés :

  1. 126814
  2. 469291

503044 - Montant supplément ? 0 et le montant patient devrait figurer dans la zone intervention personnelle (R 50 Z 27)


Première piste de résolution :

Regarder les préférences de facturation de l’utilisateur.
Si l’utilisateur a coché l’option tarification personnalisée et l’option sans ticket modérateur, ces 2 options ne sont pas compatibles, dans ce cas, il faut décocher l’option sans ticket modérateur
Si les préférences sont bien encodées, l’utilisateur ne doit pas supprimer le TM à partir du moment ou il applique un supplément. Le supplément est comptabilisé dans la même zone que le TM et donc si celui-ci est supprimé, le supplément lui aussi est renseigné à 0€ => le refus de facturation.

Codes de consultation associés :

Tous les codes peuvent être concernés du moment qu’un supplément ou qu’un montant personnalisé est appliqué

503325 - (pas de description)

Ce code indique que le patient est reconnu comme ayant la qualité de “détenu” ou “interné“

Première piste de résolution :

À partir du 1er février, vous mentionnerez alors la valeur 9 « Catégorie sociale spécifique » dans la zone 33 des types d’enregistrement 30, 40 et 50 du fichier de facturation. => en cours de dev

503411 - Code membre traité absent alors qu'il est obligatoire


Première piste de résolution :

Ouvrir le code de nomenclature et indiquer une latéralité

504913- Numéro d'identification du gestionnaire du DMG absent et ET 50 Z 16 = 4

Cette erreur peut arriver quand un médecin décide d’appliquer le tarif DMG mais qu’il manque le n° inami du gestionnaire du DMG.

Première piste de résolution :

Si le gestionnaire du DMG est le médecin qui a créé la facture, il faut vérifier que son n° inami est bien repris dans la partie gestionnaire du DMG. Si le service DMG n’est pas disponible, le n° inami peut être manquant.



Si le gestionnaire du DMG fait partie de la même pratique de groupe, il faut vérifier dans son profil que la case je fais partie de la même pratique de groupe soit cochée + point ci-dessus


Codes de consultation associés :
En général, les codes de consultation (101076, 101032, 101010, ….)

510403 - (Pseudo-)code nomenclature non autorisé


Cette erreur indique que le code nomenclature ne peut pas être attesté par le prestataire.
Par exemple, un généraliste qui essaye d’attester un code pour spécialiste.

Première piste de résolution :

Voir avec le médecin pourquoi il essaye d’attester ce genre de code.
Si celui-ci est certain qu’il peut l’attester, il faut le renvoyer vers l’OA afin d’avoir plus d’informations.

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